De Werkkostenregeling (WKR) geeft je ruimte om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers te geven. Hierbij kun je denken aan een reiskostenvergoeding, paasgeschenk of bedrijfsfeest. Gebruik je deze regeling goed? Dan bespaar je kosten én verhoog je de medewerkerstevredenheid.
De vrije ruimte is in 2025 verhoogd van 1,92% naar 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Over het bedrag daarboven geldt een percentage van 1,18%. Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
De vrije ruimte geldt niet voor de werkkosten die gericht zijn vrijgesteld of die op nihil gewaardeerd mogen worden. Gericht vrijgesteld zijn onder meer het vergoeden van kosten voor de Verklaring omtrent het gedrag (VOG) en de kosten voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen. Op nihil gewaardeerd is bijvoorbeeld werkkleding.
De gebruikelijkheidstoets is een belangrijk onderdeel van de WKR. Deze toets houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen die je aan je werknemers geeft, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Naast de vrije ruimte zijn er ook gerichte vrijstellingen binnen de WKR. Dit zijn specifieke vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte vallen en onbelast blijven. Een paar voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
Door slim gebruik te maken van deze gerichte vrijstellingen, verlaag je de belastingdruk verder en investeer je tegelijkertijd in de tevredenheid en ontwikkeling van je werknemers.
Een fout in de WKR-administratie kost al snel veel geld. Denk aan naheffingen of gemiste vrijstellingen. Houd daarom grip op je vrije ruimte, gebruik de gerichte vrijstellingen waar mogelijk en zorg dat je administratie klopt.
Wil je zeker weten dat je alle regels en uitzonderingen goed toepast?
Volg dan de opleiding De Werkkostenregeling van SD Worx Academy. Je leert in één dag precies wat je nodig hebt om WKR-proof te werken.
Fleur van Gisbergen
Legal Consultant
Fleur van Gisbergen is één van de arbeidsjuristen binnen het Tax & Legal team van SD Worx. In 2019 rondde ze haar master Arbeidsrecht af aan Tilburg University. Voordat Fleur in 2022 de overstap maakte naar SD Worx, werkte ze bij een grote rechtsbijstandsverzekeraar. Met haar uitgebreide juridische kennis en praktische werkwijze ondersteunt Fleur werkgevers bij de meest uiteenlopende vragen en problemen op het gebied van arbeidsrecht.
Het aanbieden van flexibele personeelsvoordelen, of flexibele arbeidsvoorwaarden, is een slimme beloningsstrategie. Medewerkers kunnen dan kiezen uit verschillende opties die het beste passen bij hun persoonlijke behoeften en levensfasen. Uit ons onderzoek blijkt namelijk dat het simpelweg aanbieden van een reeks secundaire arbeidsvoorwaarden niet genoeg is. Medewerkers waarderen de mogelijkheid om hun arbeidsvoorwaardenpakket zelf samen te stellen, zodat ze de meest relevante ondersteuning krijgen voor hun actuele situatie.
Verrassend genoeg heeft 38% van de werkgevers geen personeelsvoordelen op het gebied van gezondheid en welzijn, of het plan om die in te voeren. Dit is een flinke nalatigheid, nu blijkt uit het onderzoek dat 37% van de medewerkers momenteel financiële stress ervaart. Financiële stress is een belangrijke factor die bijdraagt aan algemene geestelijke gezondheidsproblemen.
Wat betreft de beloningen die werkgevers momenteel aanbieden, zien we een mix van klassieke én trendy voordelen. Bij de belangrijkste personeelsvoordelen horen: vaste salarissen (ontvangen door 80,6% van het personeel), flexibele werktijden (50,3%) en studie-/trainingsdagen (39,4%). Daarnaast zijn voordelen zoals geschenken voor speciale gelegenheden (34,8%), maaltijdcheques of vergoedingen (31,7%) en gezondheids- en welzijnsprogramma's (30,8%) ook gangbaar.