De tijd vliegt
Personeelsbestanden wordt steeds dynamischer. In veel sectoren is 9 tot 5 niet langer de norm; mensen werken met flexibele roosters en vanaf verschillende plekken. Een uitdaging wanneer je tijd- en urenregistratie goed bij wilt houden. Time & attendance data is echter essentieel om zakelijke beslissingen te ondersteunen. Voor het voorspellen van de vraag naar personeel bijvoorbeeld, of het aantal beschikbare werkuren binnen een team.
Dus, hoe slaag je erin een vlekkeloze tijd- en urenregistratie bij te houden in zo'n dynamische bedrijfsomgeving? Door HR-technologie te omarmen. Ons advies: let op deze 5 belangrijke kenmerken.
Tijdregistratie software: de grote vijf
#1 Een zelfbedieningsportaal voor managers en werknemers
Het spreekt voor zich dat een selfserviceportaal de administratieve werklast voor je HR-team aanzienlijk kan verminderen. Niet alleen kunnen werknemers zelf hun inkloktijden, afwezigheden en overuren beheren, ze kunnen ook zelf correcties doen en hun eigen saldi en planningen inzien. Managers blijven ondertussen gewoon profiteren van de real-time overzichten van de personeelscapaciteit en -kosten.
#2 Integratie met payroll software
Een vlekkeloze payroll valt of staat met betrouwbare gegevens en een correcte verwerking. Steeds meer bedrijven stappen daarom af van het handmatig exporteren van gegevens; een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. In plaats daarvan is automatisering de nieuwe heilige graal - en terecht.
Als je kiest voor een aanpasbaar tijdregistratiesysteem dat goed integreert met je salarissoftware, sla je twee vliegen in één klap. De looncontroles van je werknemers zullen nauwkeuriger zijn. Dit minimaliseert de behoefte aan twk-correcties, zo’n ander zeer complex payroll proces, volgens onze Payroll Proficiency Index 2023
#3 Een gebruiksvriendelijke interface
Tijdregistratie is niet het meest sexy salarisproces, maar dat hoef je in de uitvoering absoluut niet terug te zien. Juist niet liever. Kies om het gebruik voor iedereen plezieriger te maken voor moderne technologie die de nieuwste standaarden op het gebied van usability en UX volgt.
Gemakkelijk te begrijpen interfaces, eenvoudige commando's, minimale kliks, etc. zorgen ervoor dat alle gebruikers de tool met meer gemak en plezier gaan inzetten. Zorg er dan wel voor dat de software die je kiest, past bij je bedrijfsgrootte, branche en profiel.
#4 Op ieder plek, met ieder apparaat
Zijn je medewerkers veel onderweg of werken ze vanaf verschillende locaties? Dan zoek je een systeem dat op iedere plek en vanaf ieder apparaat toegankelijk is. Daarmee bied je je medewerkers de gelegenheid om, in de flow van hun overige werkzaamheden, hun aanwezigheden te kunnen registreren. Bovendien kun je pushnotificaties instellen voor wanneer iemand bijvoorbeeld vergeten is uit te checken. Dat komt de nauwkeurigheid van je data ten goede.
#5 Rapportage en analyse
Tijdregistratie is geen doel op zich. Het is een middel om slimmere, beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen. Ter illustratie: je kunt rapporten gebruiken voor toekomstige personeelsprognoses, maar net zo goed om de oorzaak van hoge overwerksaldi of onregelmatigheden in de aanwezigheid op te sporen. Denk aan de frequentie en duur van afwezigheid en de eventuele variaties tussen afdelingen. Met andere woorden, overweeg zorgvuldig de rapportage- en analysefuncties van tijdregistratiepakketten voordat je in een softwaresysteem investeert.
