Stopzetten van de reiskostenvergoedingen en onkostenvergoedingen i.v.m. thuiswerken

(Door Jasper van den Bergen - Fiscalist)
Fiscaal gezien heeft de staatssecretaris middels goedkeuringen ervoor gezorgd dat reiskosten- en onkostenvergoedingen voor het jaar 2020 in veel gevallen onbelast  mogen worden doorbetaald indien er vóór 13 maart 2020 reeds een onvoorwaardelijk recht bestond op die vergoedingen. De keuze voor een uitruil binnen een cafetariaregeling moet ook zijn gemaakt voor 13 maart 2020 om de thuiswerkdagen als reisdagen te laten gelden. Bij een later gemaakte keuze, bijvoorbeeld in november, mag voor de uitruil enkel worden uitgegaan van de werkelijke reisdagen. 

Per 1 januari 2021 komen de goedkeuringen te vervallen en zal je als werkgever opnieuw moeten bepalen of je reiskosten- en onkostenvergoedingen nog steeds onbelast kan verstrekken of dat er mogelijk loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen over de vergoeding. Wel worden werknemers door het thuiswerken geconfronteerd met andersoortige kosten. Indien je tegemoet wilt komen in deze kosten, dan is het goed om ook hier de fiscale regels optimaal te benutten.

(Door Jilly El Moridi - Arbeidsjurist)
De fiscale regels bepalen echter niet of reiskosten- en onkostenvergoedingen moeten worden doorbetaald, maar enkel of de vergoeding belast of onbelast is. 

Arbeidsrechtelijk gezien is van belang welke afspraken met de werknemers zijn gemaakt over de vergoedingen. Indien er bijvoorbeeld een vaste reiskostenvergoeding is afgesproken en geen (schriftelijke) afspraken zijn gemaakt over wanneer deze vaste reiskostenvergoeding stopgezet mag worden, mag wettelijk gezien de reiskostenvergoeding niet zonder meer worden stopgezet. Indien de werknemer op vakantie is of een aantal dagen ziek is, behoudt de werknemer namelijk ook het recht op deze vaste reiskostenvergoeding. 

Of de reiskosten- en onkostenvergoedingen arbeidsrechtelijk gezien stopgezet mogen worden hangt dan ook af van de wijze waarop de vergoeding is beschreven in de arbeidsovereenkomst en/of cao. Als je met je werknemers een eenzijdig wijzigingsbeding bent overeengekomen is het eventueel ook mogelijk de reiskosten- en onkostenvergoedingen stop te zetten indien je daarbij een zodanig zwaarwichtig belang hebt dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. 

Wel is er door het coronavirus sprake van een bijzondere situatie en gaan veel bedrijven over tot het stopzetten van de reiskosten- en onkostenvergoedingen nu deze kosten door de werknemers ook niet meer gemaakt worden. Dit is een bedrijfsbeslissing die gemaakt kan worden.

Wil je meer weten over het stopzetten van de reiskosten- en onkostenvergoedingen? Onder het genot van een gratis digitaal kopje "oplos"koffie bespreken we binnen 15 minuten je juridische of fiscale vraag. Plan hier je gratis afspraak.