Zelfs een kleine fout in de loonadministratie kan al grote gevolgen hebben; van juridische sancties tot verlies van het vertrouwen van je werknemers. In heel Europa beheren bedrijven de salarisadministratie op verschillende manieren. Sommigen vertrouwen op hun eigen systemen, technologieën en kennis. Anderen besteden het payrollproces liever geheel of gedeeltelijk uit. Hoewel de ene aanpak effectiever kan zijn dan de andere, afhankelijk van het land waarin je actief bent, zijn de meest voorkomende fouten toch vaak vergelijkbaar. Dit zijn de 5 meest voorkomende payroll fouten en hoe ze te vermijden.
Een veel voorkomende payroll fout is het ontbreken van een nauwkeurige personeelsadministratie. Dit kan leiden tot verkeerde indeling van werknemers, onjuiste berekening van lonen en overuren, en fouten in de belastingaangifte. Om dit te voorkomen is het cruciaal om een goed georganiseerd systeem op te zetten voor het bijhouden van de personeelsadministratie, inclusief een nauwkeurige classificatie van werknemers, werktijden en uitkeringen.
Een goede HR-tool is een waardevol hulpmiddel om je administratie op orde te houden. Deze biedt je niet alleen een centrale opslagplaats voor personeelsgegevens; hij automatiseert ook veel loongerelateerde taken. Volgens de Payroll Proficiency Index wordt in veel Europese landen technologie gezien als een belangrijke aanjager van payroll-efficiëntie.
Bij een loonberekening heb je te maken met veel verschillende data en minstens zoveel regels en afspraken. Een foutje is daardoor zo gemaakt, zeker als er veel handmatige gegevens worden ingevoerd. Deadlines voor het uitbetalen van salarissen of het indienen van aangiftes voegen daar nog een extra stressfactor aan toe.
Het automatiseren van loonprocessen helpt het risico op menselijke fouten weg te nemen en zorgt voor tijdige en accurate betalingen. Door deze processen uit te besteden kun je bovendien een beroep doen op de expertise van een payroll partner. Uit de Payroll Proficiency Index blijkt dat deze partnership aanpak al in veel Europese landen zeer gebruikelijk is. Veel bedrijven beschouwen outsourcing als een belangrijke stimulans voor hun payroll proficiency.
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de belastingaangifte over alle vormen van belastbare werknemersvergoedingen, inclusief bonussen, aandelenopties en andere niet-loonvoordelen. Bepaalde belaste beloningen vergeten aan te geven kan leiden tot juridische sancties en het moreel van de werknemers schaden. Daarom is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in belastbare beloningen en ervoor te zorgen dat alle vormen van beloning correct worden gemeld.
Technologie - zoals een geïntegreerde HR- of payroll tool- helpt je bij het tijdig en nauwkeurig indienen van de belastingaangifte. De Payroll Proficiency Index laat zien: In sommige Europese landen, zoals België en Frankrijk, worden beloningen gezien als een belangrijke belemmerende factor bij het verbeteren van de salarisadministratie. Dan is een externe fiscale partner die erop kan toezien dat wat je indient ook klopt, zeker het overwegen waard.
Loongegevens zijn een waardevol doelwit voor cybercriminelen, en inbreuk op deze gegevens kan ernstige gevolgen hebben. Denk aan het verlies van gevoelige personeelsinformatie, juridische sancties en reputatieschade. Om dit risico te beperken, zijn serieuze maatregelen nodig, zoals encryptie, firewalls en tweefactor authenticatie. Het regelmatig controleren en bijwerken van deze maatregelen is ook van cruciaal belang om het voortdurend veranderende dreigingslandschap bij te houden.
Klinkt het voorkomen van datalekken je ingewikkeld in de oren? Uit onze Payroll Proficiency Index blijkt dat vooral in landen als Frankrijk en België het beheer van payroll gegevens als complex wordt ervaren. Wanneer je werkt met cloud based technologie en je loonverwerking uitbesteedt, hoef je er zelf geen kostbare tijd aan te spenderen.
De wet- en regelgeving verandert voortdurend en om al die wijzigingen op de voet te volgen is voor veel bedrijven een grote uitdaging. Voer je de veranderingen niet (of niet op tijd) door, dan kan het zomaar gebeuren dat je onjuiste loonberekeningen maakt of dat je je werknemers geen correcte informatie kunt verstrekken over hun salarisstrook en belastinginhoudingen. Om de vinger aan de pols van arbeidsrecht en sociaal verzekeringsrecht te houden is het noodzakelijk om regelmatig opleidingen en workshops te volgen, je te abonneren op relevante nieuwsbrieven en publicaties of samen te werken met externe deskundigen.
Wil je volledige gemoedsrust en nergens naar om hoeven kijken? Dan is het wellicht het handigst om een beroep te doen op outsourcing en een payroll partner de wetgeving te laten bijhouden. In landen met een complexe en dynamische wetgeving is dat geen overbodige luxe.
Het valt niet te ontkennen: hoe vaardiger je je payroll beheert, hoe meer je het risico op mogelijke fouten kunt verlagen. Wil je weten wat in jouw land en in andere landen de belangrijkste drijfveer is voor een vakkundige loonadministratie?
Payroll-succes dankzij een toekomstbestendige strategie. In de Payroll Navigator delen experts van SD Worx nieuw onderzoek en advies over payroll-outsourcing.
Payroll-succes dankzij een toekomstbestendige strategie. Experts van SD Worx vertellen hoe je verstoringen in je salarisadministratie vermijdt als je bedrijf groeit.
Prinsjesdag 2024 zit er weer op en dat betekent nieuwe plannen, wetten en regels die jouw werk gaan beïnvloeden. In ons Prinsjesdagmagazine hebben we alle belangrijke punten voor je samengevat. Denk aan de nieuwste updates in arbeidswetgeving, veranderingen in belastingen en nog veel meer waar je mee te maken krijgt. Wil je zeker weten dat je helemaal bij bent? Download het magazine.