In 2 minuten je reiskosten per dag declareren via Cobra

Nu thuiswerken steeds meer de norm wordt, merken we dat veel bedrijven overwegen om de reiskosten op een andere manier te vergoeden aan medewerkers. Een vaste vergoeding per maand is voor veel werkgevers niet meer wenselijk, en een veelgehoord alternatief is een vergoeding per daadwerkelijk gereisde dag.

Daarnaast kennen we sinds 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,15 per dag (2023). Je mag altijd slechts één van de twee betalen op een dag; dus of de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding. Maak hier duidelijke afspraken over met je medewerkers en laat hen dit ook duidelijk registreren. Afhankelijk van de regeling die jij hebt biedt onze software daar verschillende mogelijkheden voor.

Het thuiswerkrooster

Medewerkers kunnen eenvoudig in Cobra het aantal thuiswerkdagen opgeven. Cobra rekent een kostenindicatie voor je uit, inclusief de reiskostenvergoeding als je die van toepassing is. Zo hoeft je als werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding je toekent.

Via een workflow kan de werknemer doorgeven op welke dagen hij verwacht structureel thuis te gaan werken.

Zijn er looncomponenten ingericht, dan toont het samenvattingsscherm een indicatie van de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding als die er is. Na akkoord doet de software de rest. De afspraak wordt geregistreerd, de thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden berekend en op een uit te betalen looncode geplaatst. Als er een structurele wijziging in het thuiswerkrooster plaatsvindt, dan kan de medewerker die wijzigingen doorgeven en wijzigt daarmee de samenhangende kostenvergoeding.

Gebruik je de declaratiemodule al?

Vergoedingen van reis- en thuiswerkdagen kunnen ook op basis van onze declaratiemodule. Voor de medewerkers die geen rooster hebben, omdat zij op oproepbasis werken, of medewerkers waarvoor je de daadwerkelijke reiskosten wilt vergoeden, kunnen looncodes aangemaakt worden die gekoppeld worden aan de "declaratiemodule reiskosten" bijvoorbeeld.

De medewerker dient de declaratie dan in via Cobra en hoeft alleen maar het daadwerkelijk aantal gereisde dagen in te vullen.