Een capaciteitsprobleem, wat nu?

Dit lijkt een rare vraag, als het opgestapelde werk niet meer te overzien is. Toch is het aannemen van extra personeel lang niet altijd de beste oplossing. Want misschien is je capaciteitsprobleem plotseling ontstaan, doordat verschillende mensen op de afdeling tegelijkertijd afwezig zijn, iemand langdurig weg is of omdat er een piek is ontstaan in het gevraagde werk? Ga jij meteen aan de slag, als er vanuit de organisatie een verzoek komt voor het uitzetten van een vacature? Of analyseer jij eerst de situatie (grondig)?

Kies je de beste, duurzame, oplossing voor je personeelsprobleem, dan bespaar je al snel een hoop kosten. Hieronder vind je bij elke oorzaak een passende aanpak.

Wanneer er sprake is van veel afwezigheid in het team, is het slim om te onderzoeken hoe dit komt. Zijn er bij toeval veel medewerkers tegelijkertijd afwezig, door ziekte, vakantie of speciaal verlof? Dan kan dat net vervelend uitkomen voor de afhandeling van het werk. Maar mogelijk lost het probleem zich ook vanzelf weer op wanneer er collega’s binnen afzienbare tijd weer terugkeren. Is het probleem overbrugbaar met extra inzet van de overige werknemers uit het team, een collega uit een ander team die tijdelijk bijspringt, of een paar avonden overwerken? Kijk eens creatief naar andere mogelijkheden, bij de verwachting dat de situatie binnen korte tijd weer verandert. 

Is er veel verzuim, doordat veel mensen zich ziek melden? Dan vraagt dat om een extra analyse. Is er sprake van een te hoge werkdruk? Hebben mensen het niet naar hun zin? Last van (gebrek aan) aansturing? Of zijn de werkomstandigheden niet optimaal? In deze situatie ben je slimmer af met een meer duurzame aanpak: optimalisatie van je verzuimbeleid.

Is er voldoende personeel, maar ook werk dat maar niet af komt? Kijk dan eens goed naar de planning. Wordt het totaal aantal werkbare uren weleens berekend? Om een inschatting te maken van het werk dat in deze uren verzet kan worden? Wanneer het aantal gewerkte uren afwijkt van de werkbare uren, of als het team alsmaar achter de feiten aan blijft lopen, gaat er mogelijk iets mis. Met de planning of de productiviteit?

Wanneer er in de planning geen rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld parttime uren, re-integratie, verzuim, een grote opdracht of (langdurig) verlof. Dan komt logischerwijs het werk in het gedrang. Het is belangrijk om je bezetting en workload optimaal op elkaar af te stemmen. Maar dit kan vrij lastig zijn. Je wil tenslotte de juiste balans vinden; de kosten reëel houden en tegelijk de productiviteit van je personeel maximaliseren. Gelukkig zijn hier speciale hulpmiddelen voor. Zoals Protime, een tool voor urenregistratie. 

Rapportages uit urenregistraties zijn goed in te zetten voor een strategische personeelsplanning. Met de juiste inzichten ben je in staat een optimale personeelsplanning te realiseren voor vandaag, maar ook de juiste keuzes te maken voor de toekomst. Deze inzichten helpen je tijdig te anticiperen op situaties én een gewenste toekomstige bezetting te voorspellen. Daarmee voorkom je onnodige kosten.

Blijkt de productiviteit binnen de werkbare uren onder de maat? Onderzoek ook dan de onderliggende oorzaak. Worden medewerkers te veel afgeleid, verkeerd of onvoldoende aangestuurd, is de werksfeer niet goed of de werkdruk of productiviteitseisen te hoog? Ga in gesprek met medewerkers. Ze zijn in eerste instantie aangenomen en dus capabel geacht voor het werk dat ze doen. Achterblijvende prestaties van medewerkers en managers, moet je achterhalen en verhelpen om grotere problemen te voorkomen. 

Wanneer de werk-stapel te hoog wordt, zonder dat bovenstaande oorzaken van toepassing zijn, kan werving wél de juiste oplossing zijn. Als er niemand in de organisatie beschikbaar (en geschikt) is om bij te springen of als er geen uitzicht is op snelle verbetering, is het slim om op zoek te gaan naar een tijdelijke personeelsoplossing. Je wil de werkdruk tenslotte niet te hoog laten oplopen. Ook bij een tijdelijke piek is een flexibele oplossing wenselijk. Zoals een flexwerker of een freelancer. Wanneer er er sprake is van structurele groei in de vraag, is het aannemen van een vaste medewerker reëel. Kijk dan goed waar precies behoefte aan is en zet een vacature uit. 

Wij hebben hier een stappenplan voor! Wanneer je streeft naar een duurzaam personeelsbeleid, is het belangrijk om de juiste inzichten te verkrijgen en zo de beste keuzes te maken. Benieuwd hoe? Download het stappenplan!