Financieel Dagblad: Wat leerden HR-afdelingen van de coronapandemie?

Het snel kunnen op- en afschalen van medewerkers kan het verschil betekenen tussen overleven of ondergang. Niet alleen hadden bedrijven van de een op de andere dag ineens te veel of te weinig medewerkers in dienst, ook hadden ze vaak andere skills nodig dan voorheen. Denk aan bedrijven die noodgedwongen een andere richting insloegen. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste mensen aan het werk hebt op het juiste moment? Hoe richt je zo’n flexibele arbeidspool in zonder dat dit ten koste gaat van de kennis en ervaring van het personeelsbestand? En hoe biedt je medewerkers zoveel mogelijk perspectief, terwijl je je personeelsbestand ook flexibel wilt houden?

Crosstrainen

Het crosstrainen van medewerkers kan hierop een antwoord zijn. ‘Door een groepje medewerkers in de organisatie te vragen hun kennis en vaardigheden te delen met elkaar, kunnen ze elkaars werk overnemen op momenten dat dat nodig is. Ze zijn dan breed inzetbaar’, zegt Maurice Bisschop, directeur bij SD Worx Staffing Solutions in Nederland. ‘Niet alleen is een organisatie hierdoor minder kwetsbaar omdat bij vertrek van een medewerker een collega de taken kan overnemen, ook biedt het medewerkers perspectief. Want wanneer bepaalde werkzaamheden komen te vervallen en een medewerker daardoor het veld moet ruimen, kan deze vrij eenvoudig z’n andere kwaliteiten inzetten op een andere plek in de organisatie.’ Dat het crosstrainen soelaas kan bieden in tijden dat organisaties flexibel moeten zijn, bleek ook al uit de financiële crisis in 2008. ‘Zo gingen medewerkers elkaar scholen in de bedrijfskantines. De saamhorigheid nam toe’, aldus een quote uit de publicatie ‘Tango op de werkvloer’ (2011) van Prof. Dr. Aukje Nauta. ‘Dankzij creatieve scholingsactiviteiten stijgt de werkzekerheid van medewerkers. Niet omdat hun huidige baan gegarandeerd is, maar omdat ze ruimer inzetbaar zijn geworden. Ze leren dat permanent werken aan ontwikkeling de beste garantie geeft op leuk werk en een aardig inkomen’, aldus Nauta.

Flexibiliteit staat of valt vandaag de dag met digitale oplossingen. Wat dat betreft was corona een echte wake-up call en dwingt het bedrijven om versneld te digitaliseren. Dit is ook de conclusie van het ‘Future of Jobs Report 2020' van het World Economic Forum (WEF). Het digitaliseren van arbeidsprocessen staat als gevolg van de coronacrisis hoog op het actielijstje van bedrijven, blijkt uit dit rapport. Sterker nog, 96 procent van de Nederlandse bedrijven zet in op de digitalisering van arbeidsprocessen en 88 procent op het creëren van meer mogelijkheden voor medewerkers om vanuit huis te werken.

Als het gaat om digitalisering van hr-werkzaamheden valt er nog een wereld te winnen. Uit een survey van SD Worx ‘The future of Work and People in Europe’ (juni 2020) blijkt bijvoorbeeld dat slechts 37 procent van de ondervraagde organisaties hun hr-processen heeft geautomatiseerd. Vooral kleine en middelgrote organisaties kunnen nog stappen zetten op dit gebied. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het digitaliseren van de verlofadministratie zodat medewerkers niet met een papiertje langs de personeelsafdeling hoeven gaan. Maar ook het indienen van declaraties en het beschikbaar stellen van een ‘werkgeversverklaring avondklok’ kan digitaal. Door hr-werk zoveel mogelijk te digitaliseren en medewerkers via bijvoorbeeld apps toegang te geven tot voor hen relevante informatie, kunnen administratieve taken sneller en foutlozer worden afgerond en is de drempel voor medewerkers lager om aanpassingen door te geven. Bovendien is het makkelijker voor hr-professionals zelf om vaker thuis te werken wanneer ze op afstand toegang hebben tot hr-informatie. Ook dat vergroot de flexibiliteit.

Aan welke ‘personeelsknoppen’ kan een bedrijf draaien op momenten dat het flexibel moet kunnen laveren? Om hierop het antwoord te kunnen geven, is een compleet overzicht van de personeelsgegevens een ‘must’. Hoe staat het met de huidige bezetting? Wat zijn precies de werktijden van welke medewerkers? Hoeveel geld is er gemoeid met de salarissen? Hoe marktconform betalen we eigenlijk? Hoe staat het met het ziekteverzuim? En waar zitten welke competenties? Wie 24/7 inzicht heeft in deze gegevens, is in staat om snel en effectief in te grijpen en bij te sturen. Niet alleen tijdens crises, ook wanneer een organisatie weer de weg naar groei heeft gevonden. Sturen op feitelijke en onderbouwde gegevens, leidt nu eenmaal tot betere beslissingen. De ‘honger’ van veel bedrijven naar cijfers en statistieken over hun personeel is dan ook groot. SD Worx bracht de meest gegooglede hr-zoektermen in 2020 in kaart. ‘Wettelijk minimumloon’ gaat op kop, gevolgd door ‘vakantiedagen’ en ‘verlof en ziekte’. Om meer inzicht te krijgen in de vitale personeelsgegevens en informatie over bijvoorbeeld de arbeidsmarkt en arbeidsvoorwaarden, zijn er verschillende hr-tools beschikbaar op de markt die gebruikers een ‘dashboard’ bieden met alle vitale gegevens van personeel en andere hr-onderwerpen.

Wanneer hier tevens een hr-analyticsfunctie aan wordt gekoppeld, is het mogelijk de data te analyseren en te interpreteren en patronen te zien en dwarsverbanden te leggen. Dan wordt bijvoorbeeld duidelijk welke afdelingen het best presteren, waar het meeste ziekteverzuim plaatsvindt en waar het meeste verloop is. hr-analytics levert vaak nieuwe inzichten op, waardoor het eenvoudiger is om de juiste personeelsbeslissingen te nemen. Dat hr-analytics bedrijven veel kan opleveren, blijkt ook uit het onderzoek van John Werkhoven die in 2020 promoveerde aan de Nyenrode Business Universiteit en het gebruik van hr-analytics onderzocht. Zo kwam een groot bedrijf met een hoog personeelsverloop er met behulp van data-analyses achter welke mix van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden medewerkers het meest zouden motiveren om bij de organisatie te blijven. Per locatie paste het bedrijf de juiste mix toe met als gevolg dat het bedrijf na vier jaar het verloop met meer dan dertig procent wist te verlagen en bovendien flink wist te besparen op de uitgaven aan werving, selectie en training voor nieuwe medewerkers.

Een beproefde manier om personeelswerkzaamheden behapbaar en flexibel te houden, is om hr-taken uit te besteden. Of het nu gaat om het uitbetalen van de lonen of om de volledige hr-administratie, door operationele werkzaamheden neer te leggen bij een derde partij – die vaak ‘inhouse’ bij de klant aan het werk is – levert hr-werk een stuk minder kopzorgen op. Zeker in tijden van crises. En zeker wanneer een bedrijf te klein is om zelf een volledige hr-afdeling te kunnen bemensen. Het kunnen blijven uitbetalen van medewerkers was tijdens de coronacrisis bijvoorbeeld topprioriteit binnen Europese bedrijven, blijkt uit hetzelfde onderzoek van SD Worx.

Bisschop: ‘Door onder andere ‘payrolling’ uit te besteden, is een bedrijf er zeker van dit werk doorgaat zonder daar extra energie in te hoeven steken. Bovendien hoeven de eigen medewerkers minder repeterende en tijdrovende administratieve werkzaamheden uit te voeren en kunnen ze zich richten op taken die de organisatie krachtig en wendbaar maken.’ Voordeel is ook dat een externe partij grotere investeringen kan doen in mensen en systemen waarmee de taken sneller en beter kunnen worden uitgevoerd. Aandachtspunt is wel dat bedrijven kritisch zijn over wát ze uitbesteden. Standaardisering van werkzaamheden, want dat is wat er gebeurt met outsourcing, wil nog wel eens leiden tot minder flexibiliteit van systemen en processen rondom die werkzaamheden.

Als er één les is die bedrijven hebben geleerd van de coronacrisis, dan is het wel dat medewerkers heel goed in staat zijn om thuis te werken. Nadat de technologische hobbels waren genomen en medewerkers voor zichzelf een werkplek hadden gecreëerd, verliep het thuiswerken voor veel bedrijven boven verwachting goed. De angst van veel werkgevers dat medewerkers thuis minder productief zouden zijn, bleek ongegrond. Zo blijkt uit het onderzoek ‘The future of work: from remote to hybrid’ van het Capgemini Research Institute dat de productiviteit van medewerkers in het derde kwartaal van 2020 bij maar liefst 63 procent van de organisaties was gestegen. De oorzaken? Minder reistijd, flexibele werkschema's en het gebruik van virtuele samenwerkingstools.

En dat is niet verwonderlijk. Medewerkers hebben van nature een behoefte aan autonomie, zo concluderen de gerenommeerde Amerikaanse wetenschappers Edward Deci en Richard Ryan. Wie de ruimte krijgt om zelf te bepalen wat de beste manier van werken is, presteert beter, zo concluderen zij. Menig leidinggevende heeft dat tijdens de lockdown kunnen ervaren. De meeste medewerkers blijken inderdaad heel goed autonoom te kunnen functioneren en lijken zonder manager die over de schouder kijkt zelfs beter uit de verf te komen. Maar zorgen over thuiswerken zijn er ook. De werkplekken thuis moeten veilig en op orde zijn. Het is aan de werkgever hiervoor te zorgen. Ook het onderhouden van de sociale cohesie vraagt aandacht. Om de verbondenheid met de organisatie levend te houden, kan een bedrijf bijvoorbeeld virtuele borrels, zoomlunches of de dag of week te starten met een digitale nieuwsbrief waarin het wel en wee van collega’s en afdelingen staat vermeld. Daarnaast is het zaak om de arbeidsvoorwaarden rondom het woon- werkverkeer en thuiswerken nog eens onder de loep te nemen. Want waar het werk verandert, bewegen de arbeidsvoorwaarden waar mogelijk mee.

Bronnen:

• Tango op de werkvloer
• World Economic Forum: The Future of Jobs report 2020
• SD Worx: Naar flexibiliteit in HR

Link naar het artikel in het Financieel Dagblad