2 februari 2025: de eerste deadline van de AI-act nadert snel

Nog minder dan 10 werkdagen voor de verplichte AI-policy en training van medewerkers

23 januari 2025

Artificiële intelligentie (AI) evolueert razendsnel en wordt in steeds meer situaties toegepast, ook binnen bedrijven. Daarom voert Europa de AI-act in, een uniform rechtskader waaraan alle bedrijven binnen Europa moeten voldoen. De wet gaat in op 2 februari en geldt voor alle werkgevers. Wie niet in orde is, riskeert hoge boetes. Ook in Nederland moeten alle organisaties tegen ten laatste zondag 2 februari tegemoetkomen aan de AI-act. De toonaangevende Europese HR- en payrollpartner SD Worx geeft meer uitleg.

Jilly el Moridi - Voesenek, juridisch expert bij SD Worx Nederland, vat de kern van de AI-act samen: “Ten eerste moet er een AI-policy zijn, waarin staat beschreven wat werkgevers doen om te garanderen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn, zodat ze bewust omgaan met AI en er de mogelijkheden en gevaren voor de organisatie van inzien. Ten tweede moeten AI-systemen die door Europa verboden zijn, geweerd worden binnen de organisaties.”

Niet alle werkgevers zijn zich ervan bewust dat de Europese verordening al vanaf 2 februari van kracht is, en dit voor alle werkgevers, van welke omvang ook. Ze geldt voor elke organisatie met medewerkers in dienst, of die nu op de payroll staan of via een ander statuut aan het werk zijn voor de organisatie, die namens de organisatie AI gebruiken. Het toezicht op de naleving van dit onderdeel van de AI-act legt Europa op een aantal punten bij de lidstaten zelf, net als de boetes voor wie de regels niet respecteert. Over de precieze omvang van die boetes is pas vanaf 2 augustus 2025 duidelijkheid. Toch zijn bedrijven maar beter vanaf 2 februari in orde; boetes kunnen immers met terugwerkende kracht spelen.

Verplichte AI-policy en toereikende AI-geletterdheid

Bedrijven moeten er dus op toezien dat hun personeel voldoende AI-geletterd is. Daarmee wordt niet zozeer bedoeld dat iedere werknemer alles over AI moet weten. Het gaat erom dat iedereen in de organisatie die betrokken is bij AI-systemen, de kennis en vaardigheden heeft om weloverwogen beslissingen te nemen en mogelijke risico's en schade te herkennen. Het gaat daarbij om alle medewerkers die betrokken zijn bij AI-systemen, van aanbieders tot eindgebruikers. Het reikt dus verder dan bijvoorbeeld alleen ICT’ers binnen bedrijven.

De AI-act bepaalt niet welke maatregelen een werkgever precies moet nemen zodat alle betrokkenen aan voldoende AI-kennis komen. Werkgevers houden best rekening met de technische kennis, ervaring, onderwijs en opleiding van deze mensen; de context waarin de AI-systemen gebruikt worden; de personen of groepen personen ten aanzien van wie de AI-systemen gebruikt worden.

De werkgever kan zelf bepalen welke kennis en vaardigheden betrokken personen nodig hebben en hoe zij deze kennis vergaren. Denk aan een algemene AI-training met basiskennis, eventueel afgestemd op verschillende doelgroepen (wat is AI, wat zijn de beperkingen, hoe kan je risico's herkennen en voorkomen, …). Het kan gaan om specifieke cursussen toegespitst op bepaalde tools en toepassingen maar ook om samenwerking tussen juridische en technische teams.

Jilly el Moridi - Voesenek: “We raden werkgevers aan om een AI-policy op te stellen met duidelijke richtlijnen voor het AI-gebruik binnen de organisatie. Men kan erin opnemen welke toepassingen door wie gebruikt mogen worden en op welke manier. In deze policy kan de werkgever ook voorzien hoe medewerkers voldoende AI-geletterd kunnen blijven. Bijvoorbeeld: wat is de procedure wanneer er iets in de organisatie of in de tools verandert. AI-geletterdheid is immers geen statisch gegeven. Verandert een medewerker van functie, veranderen de tools die men gebruikt, dan moet je er als werkgever voor zorgen dat de medewerker voldoende AI-geletterd blijft.

Verboden AI-systemen

Ten tweede verbiedt de AI-Act vanaf 2 februari 2025 AI-systemen die in strijd zijn met Europese fundamentele normen en waarden, bijvoorbeeld vanwege een schending van grondrechten. Denk aan AI-systemen voor ‘social scoring’, die mensen beoordelen op basis van hun sociale gedrag of persoonlijke kenmerken. Een ander voorbeeld zijn AI-systemen voor emotieherkenning op de werkplek en in het onderwijs – ook deze worden verboden.

Werkgevers moeten de AI-systemen die worden gebruikt dus identificeren, om eventuele verboden AI-systemen in kaart te brengen en ze niet langer toe te laten.

Vanaf 2 augustus 2025 riskeren organisaties die verboden AI ontwikkelen of inzetten hoge boetes. Hier liggen het toezicht hierop en de omvang van de boetes volledig bij Europa. De boetes kunnen oplopen tot 35 miljoen euro of tot 7 % van de totale wereldwijde jaarlijkse omzet voor het voorafgaande boekjaar, indien die hoger is dan 35 miljoen euro.

Over SD Worx

In de huidige wereld van flexibel werken, willen mensen inspiratie halen uit hun werk en de vrijheid krijgen om te focussen op wat echt telt. Tegelijkertijd hebben organisaties dynamische en gemotiveerde medewerkers nodig die ondersteund worden door slimme technologie. Als toonaangevende Europese leverancier van geïntegreerde HR-oplossingen maakt SD Worx van HR een waardevol instrument voor hun klanten en de mensen die voor hen werken. SD Worx levert HR-oplossingen die mensen hun hele carrière lang helpen: van het betalen van werknemers tot het aantrekken, werven, belonen en ontwikkelen van het talent dat bedrijven succesvol maakt. SD Worx biedt zijn oplossingen aan via vier kerncapaciteiten: software, outsourcing, consultancy en inzichten op basis van data-analyse.

Zo’n 90.000 kleine en grote organisaties in heel Europa vertrouwen op de ruim 75 jaar ervaring van SD Worx. Het bedrijf berekent de lonen van ongeveer 5,7 miljoen werknemers en behoort wereldwijd tot de top vijf. De meer dan 7.500 medewerkers zijn actief in België (hoofdkantoor), Bulgarije, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Luxemburg, Mauritius, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Roemenië, Servië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland. In 2023 realiseerde SD Worx een geconsolideerde omzet van 1,058 miljard euro.

Meer informatie staat op www.sdworx.com / Volg ons via LinkedIn en X.