Pré Wonen: Realtime inzicht in keuzebudget

“In januari zetten we het keuzebudget klaar voor de medewerker. Bij Pré Wonen noemen we dat Pré Flex. Daarin zit het vakantiegeld, dat we niet in mei uitbetalen maar op een tijdstip naar keuze. Ook de bruto- en nettogratificatie zitten erin – dat bedrag is overigens voor iedereen gelijk – en € 100 welzijnsbudget. De vakbondscontributie kun je er belastingvriendelijk in verrekenen en je kunt vakantie-uren bijkopen. De bedoeling is, dat straks ook ons fietsplan erin komt.” 

Van veel handwerk naar een digitaal keuzebudget

HR was onderbemand en overbelast, toen Spoor in juni 2022 in dienst kwam bij Pré Wonen. Het team had de handen vol aan het beloningssysteem, dat in Excel werd bijgehouden. “Elke medewerker belde wel eens over het keuzebudget. Zo waren we steeds van alles voor iedereen aan het uitzoeken en aan het controleren of het allemaal nog klopte. En als er iets veranderde, als mensen bijvoorbeeld meer of minder gingen werken, waren er weer aparte berekeningen nodig. Het was veel handwerk en daardoor ook foutgevoelig.”

Een externe HR-projectmanager onderzocht in 2022 de mogelijkheden om het keuzebudget te digitaliseren. Pré Wonen werkte al met de personeels- en salarissoftware van SD Worx. SD Worx Benefits was dan ook een logische keuze. Daarna ging het snel, vertelt Spoor. “SD Worx bouwde in het najaar voor ons een systeem en in januari 2023 konden we het Pré Flex-budget klaarzetten voor de medewerkers.”

Een gebruiksvriendelijke oplossing op maat

“Met SD Worx kun je echt sparren, als je ergens tegenaan loopt. Je vraagt je af of ergens überhaupt iets aan te doen is, maar negen van de tien keer komen de consultants terug met een oplossing die werkt.” Gebruiksgemak heeft bijzondere aandacht nodig bij Pré Wonen. Spoor: “We vinden het belangrijk dat iedereen met het systeem overweg kan, dat iedereen het snapt. Voordat we live gingen, hebben we daarom enkele mensen uitgenodigd om het systeem uit te proberen.” Op basis van hun feedback maakte SD Worx een dashboard op maat. Dat neemt de medewerker bij de hand. “Iedere aanvraag moet binnen de bedragen en binnen de regels passen. Als iemand een te hoog bedrag intypt, dan verschijnt meteen een rood ‘duimpje omlaag’ in beeld. Het is heel gebruiksvriendelijk. SD Worx heeft hier heel veel werk in verricht.” 

Het hele jaar door flexibele keuze maken

Voor optimaal gebruiksgemak koos Pré Wonen voor de instelling ‘altijd open’, waarmee medewerkers gedurende het hele jaar flexibel keuzes kunnen maken. Het systeem onttrekt op vaste momenten gegevens aan de salarisadministratie, maar medewerkers kunnen op iedere dag van de maand hun aanvragen doen. Ook in de verwerkingsperiode, tussen de datadump op de eerste van de maand en de uitbetaling op de veertiende. “Een medewerker die bijvoorbeeld op de vijfde van de maand denkt: ‘Ik regel het vast, want nu denk ik eraan,’ krijgt daarna niet te horen dat hij op dat moment niet bij zijn geld kan. Een extra datadump op de vijftiende zorgt dat aanvragen uit die periode meegaan naar de volgende ronde.”

Tevreden medewerkers

Flex Benefits signaleert afwijkende situaties tijdig. Gaat iemand meer of minder werken, of gaat een medewerker binnenkort uit dienst, dan verrekent het systeem de budgetten automatisch en het communiceert hierover begrijpelijk en vriendelijk. Spoor: “Iedereen was hier meteen écht heel blij mee! Medewerkers hoeven ons niet meer te mailen. En HR hoeft niets meer op te zoeken of na te kijken. Iedereen ziet realtime zijn budget en weet wanneer hij iets uitgekeerd kreeg. Terugbetalen of te veel uitbetalen is verleden tijd.”