Grolsch: Van administratie naar communicatie

Een efficiënter, milieuvriendelijker systeem dat werknemers beter inzicht geeft in hun loon- en arbeidsvoorwaarden. Een systeem dat de deur opent naar een nieuw tijdperk. Een digitaal hr-systeem waarmee werknemers hun salaris- en arbeidsvoorwaarden kunnen personaliseren terwijl ze in datzelfde systeem direct de resultaten van hun keuzes zien.

Elk jaar in oktober krijgen werknemers de kans om hun arbeidsvoorwaarden te herschikken. Ze kunnen bijvoorbeeld hun werktijden aanpassen of kiezen voor specifieke benefits zoals extra vakantiedagen of een fiets.

Maar al deze veranderingen moeten schriftelijk worden vastgelegd. En voor een bedrijf als Grolsch, kan al dat papierwerk leiden tot een behoorlijke administratieve uitdaging. Zeker als je werkt met verschillende CAO's en eerdere benefits.

Vroeger moest elke werknemer van Groslch een zeven pagina's lang papieren formulier invullen. Soms moesten hr-adviseurs zelfs de voor- en nadelen van elke individuele situatie uitleggen. Het is niet moeilijk voor te stellen dat dit proces veel tijd, moeite en geld kostte - en dat er iets moest veranderen.

Toen begonnen Danielle (HR Operations en Payroll Controller bij Grolsch) en Steven (Pointlogic, een bedrijf van SD Worx) na te denken over een oplossing. Wat als we de administratie van arbeidsvoorwaarden digitaliseren in een systeem dat de persoonlijke situatie en voordelen van elke werknemer laat zien wanneer hij wijzigingen registreert?

Zo ontstond in april 2018 het idee van My Benefits met behulp van het bestaande platform van Pointlogic. Een digitaal systeem klaar voor het nieuwe werken tijdperk, zonder de administratieve rompslomp. Vervolgens zijn Steven en Marian (Analytical Consultant) het project gaan leiden.

In augustus 2018 nodigden ze Kick (HR Business Analyst bij Grolsch) uit om projectleider te worden en ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem live zou staan voor de jaarlijkse sessie in november. Een hele uitdaging aangezien My Benefits nog niet helemaal klaar was en ook alle medewerkers op de hoogte moesten worden gebracht van de aankomende veranderingen.

Kick's energie en frisse blik gaven het project echter precies wat het nodig had om te slagen. Er werd een strakke planning gemaakt en in slechts enkele maanden tijd was de nieuwe online omgeving gebouwd, getest en klaar voor gebruik; in november 2018 werd deze voor het eerst gebruikt.

My Benefits is een oplossing gemaakt voor het digitale tijdperk. Het laat werknemers toe om zelf hun arbeidsvoorwaarden te wijzigen en geeft hen dankzij de simulatiemodules nuttige inzichten in de effecten van de wijzigingen die ze aanbrengen. Bovendien bespaart het bedrijven veel administratief werk en vermindert het de papierverspilling. Het is gemakkelijk individueel te gebruiken, een efficiënt inventarisatie-instrument, en het lijkt een veelbelovende oplossing om in de toekomst meer simulatiemodules te omvatten.

Deze Reference Case werd eerst gepubliceerd op de Pointlogic-website (een bedrijf van SD Worx), en is gebaseerd op een post van Kick Ditzel op AIHR.com.