Is SaaS payroll de beste optie voor mijn bedrijf?

Waarschijnlijk weet iedereen dat SaaS staat voor 'software as a service'. Het woord 'software' spreekt voor zich, maar 'service' verdient wat meer uitleg. Wanneer je investeert in SaaS payroll, koop je technologie waarmee je medewerkers hun eigen salarisadministratie kunnen organiseren. De software zelf moet effficiënt en gebruiksvriendelijk zijn en de service van de dienstverlener moet dat mogelijk maken. Of dat nu een zorgvuldig geplande onboarding betreft, uitgebreid trainingsmateriaal, gepersonaliseerde technische ondersteuning of (in het beste geval) alles bij elkaar. Maar uiteindelijk doe je zelf veel meer werk als je alleen vertrouwt op SaaS payroll.

Ons onderzoek toont aan dat Europese organisaties, groot en klein, zeer uiteenlopende benaderingen hebben van hun salarissoftware. De respondenten bestrijken het volledige spectrum. Van zelf ontwikkelde maatoplossingen tot volledige uitbesteding van de salarisadministratie. Ongeveer de helft kiest een middenweg tussen het gebruik van payroll-technologie en managed payroll services (MPS). Waar je met SaaS meer controle krijgt over je salarisadministratie, neemt MPS je meer werk uit handen. De keuze om intensief met MPS te werken, lijkt dus op het eerste gezicht duurder dan investeren in SaaS. Maar het is de moeite waard om te bedenken dat SaaS payroll alleen effectief kan zijn als je gespecialiseerde medewerkers inhuurt om ermee te werken. 

Om te beslissen of SaaS payroll de beste optie is voor jouw bedrijf, moet je eerst kijken naar je strategische prioriteiten en je interne mogelijkheden. Het aantal werknemers dat momenteel op je loonlijst staat is een belangrijke factor. Je moet echter ook naar de toekomst kijken en ervoor zorgen dat je een schaalbare oplossing kiest die met je bedrijf kan meegroeien. Op dit punt blinkt SaaS payroll uit, want het is meestal ontworpen met het oog op schaalbaarheid. Het is ook heel aantrekkelijk voor organisaties die prioriteit geven aan telewerken of die meerdere vestigingen hebben, omdat er op elke plek met een internetverbinding toegang is tot SaaS payroll.

Een interessant aspect is dat – volgens onze nieuwe gegevens – SaaS het populairst is bij bedrijven met 100-499 werknemers. Bij die omvang krijgt SaaS de voorkeur boven andere payroll-managementsystemen. Kleinere bedrijven zijn eerder geneigd om hun salarisadministratie volledig uit te besteden, en als ze heel klein zijn is dat meestal een accountant. De voordelen van SaaS worden duidelijker zodra je MKB groter wordt. Tegen die tijd heb je waarschijnlijk al wat interne expertise op het gebied van salarisadministratie ontwikkeld en kun je meer payroll-gerelateerde taken zelfstandig afhandelen. Dit is ook vaak het punt waarop organisaties beginnen te beseffen wat de pluspunten zijn van meer geavanceerd payroll-management. Ze gaan dan op zoek naar methoden om te personaliseren en het proces beter onder controle te krijgen.

Het maakt niet uit in welk groeistadium jouw bedrijf zich bevindt. Eén begrip moet echter altijd absoluut vooropstaan bij de keuze hoe je de salarisadministratie organiseert: medewerkerservaring. Ervoor zorgen dat mensen efficiënt betaald krijgen is een centraal principe van tevredenheid op het werk. Dat betekent veel meer dan er alleen voor zorgen dat ze het juiste bedrag op de juiste dag ontvangen. Dit betreft veel meer het ontwikkelen van een salarisadministratiesysteem dat gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is, toegankelijk maar toch veilig, en dat naadloos integreert met de rest van je HR-ecosysteem.