Hoe zorg ik ervoor dat mijn payroll voldoet aan de wet- en regelgeving?

Het allereerste uitgangspunt is, zoals bij elke vorm van fiscale of wettelijke naleving, ervoor te zorgen dat je een nauwgezette administratie bijhoudt die nauwkeurig en volledig is en gemakkelijk toegankelijk voor inspectie. In verband met de salarisadministratie moet deze voor elke werknemer gegevens bevatten over gewerkte uren, loon- en belastingtarieven, naast al hun relevante persoonlijke en rekeninggegevens. Geen enkel type payroll-strategie is realiseerbaar zonder dit fundament van correcte boekhouding. Om dit op de juiste manier te managen, is een specialist op het gebied van naleving van de salariswetgeving nodig. 

Of je nu kiest voor het inhuren van een interne specialist of het uitbesteding aan een externe leverancier, zorg ervoor dat je op zoek gaat naar medewerkers en leveranciers met bewezen expertise in salarisadministratie en een bewezen reputatie voor het handhaven van naleving in complexe omgevingen. Voor veel bedrijven, vooral in het midden- en kleinbedrijf, kan het eenvoudiger zijn om naleving van de salariswetgeving geheel uit te besteden. Een heleboel SaaS payroll-software kan zelfs al inspelen op wetswijzigingen die net aangenomen zijn. 

Terwijl driekwart van de Europese werkgevers op een of andere manier extern juridisch advies inwint over hun HR-beleid, is het interessant om te zien dat maar liefst 25% van de organisaties helemaal geen extern juridisch advies inwint als het gaat om HR, met inbegrip van salarisadministratie. Waarschijnlijk niet omdat ze het probleem negeren – vooral aangezien dit percentage stijgt tot 36% voor bedrijven met meer dan 2 500 werknemers. Hoe groter je bedrijf wordt, des te complexer wordt de naleving van de salariswetgeving. Wat betekent dat de groeiende expertise die je nodig hebt nog specifieker moet zijn afgestemd op de unieke methoden en ambities van jouw organisatie. Het is gewoonweg eenvoudiger om dat type kennis op maat intern actueel te houden. 

Alarmerend is dat slechts 55% van de respondenten in ons onderzoek ermee instemt dat hun bedrijf snel wettelijke wijzigingen in salarisberekeningen kan doorvoeren. Ongeacht of ze de naleving van salariswetgeving intern of extern geregeld hebben. Als het gaat om het beheren van complexe grensoverschrijdende wetgeving, verschilt de wetgeving ook per land, wat een aanzienlijk effect heeft op de implementatie van wetswijzigingen. Zo zijn landen als Frankrijk, België, de Duitstalige landen en Kroatië uitstekende voorbeelden van het gevarieerde landschap van juridische complicaties. Van ingewikkelde belastingregels tot talloze uitzonderingen en collectieve arbeidsovereenkomsten werpen deze regio's – net als vele andere – unieke belemmeringen op voor salarisadministratie. Deze diversiteit onderstreept het belang van specifiek op de vereisten van je rechtsgebied afgestemde nalevingsstrategieën. 

Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid voor naleving alleen bij jouw bedrijf, met welke dienstverlener of expert je ook samenwerkt. Als het proces te traag verloopt, loop je het risico niet-conform te handelen. Wat is dus het belangrijkste? Zorg ervoor dat je altijd wettelijk conform werkt, zelfs als er geen juridische aanpassingen nodig zijn. Een correcte uitvoering houdt in dat je voortdurend zoekt naar manieren om het proces efficiënter te maken, zelfs als dat betekent dat je volledig moet overstappen op andere aanbieders of een andere manier van werken.